La réussite d’une réunion est fonction de plusieurs facteurs. C’est pour cela qu’il est important de bien en faire l’organisation au préalable. Parmi les éléments les plus indispensables lors d’une telle organisation, le choix de la salle de réunion est l’une des priorités qu’il ne faut aucunement négligées. C’est donc un lieu dont le choix doit obéir à certains critères bien spécifiques. Pour vous aider alors à trouver une très bonne salle de réunion, on vous propose quatre bons conseils qui vous seront très utiles.
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Le choix de la localisation
Le facteur de la localisation est énormément important lors du choix de votre salle de réunion. En effet, ladite salle ne devra pas être éloignée des bureaux de votre entreprise. Il est donc important de réserver une salle de réunion à Rennes ou Cesson-Sévigné, si votre entreprise est dans cette région. Puis, il faudra que l’adresse soit extrêmement facile à trouver pour tous les participants à cette réunion.
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En outre, si dans l’effectif devant participer à la réunion il y en a qui ont une mobilité réduite, il est bon de ne pas choisir une salle de réunion située sur un étage où un accesseur n’est pas installé. De même, il est mieux de choisir une salle de réunion présente dans un environnement calme et agréable, et si possible, loin des bruits de circulation.
Les équipements et la taille de la salle
Vous devrez choisir la taille de votre salle de réunion en tenant compte de vos besoins. Quoi qu’il en soit, celle-ci doit être de taille à pouvoir accueillir tous ceux qui devront participer à la réunion. En outre, une telle salle doit disposer de mobiliers confortables, parce qu’une réunion, ça peut durer des heures. Il est d’ailleurs intéressant de vous assurer que la salle dispose d’un écran de projection, comme une télévision ou un projecteur d’une assez grande surface pour permettre une excellente lisibilité. Une connexion à internet, une imprimante, ainsi qu’un téléphone seront également requis. En outre, une salle disposant d’une bonne climatisation sera intéressante en période de chaleur.
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Une bonne disposition des meubles dans la salle
La disposition des meubles dans la salle va fortement déterminer le déroulement de la réunion. Il faudra privilégier, si c’est une formation par exemple, une disposition école ou classe. Mais au cas où ce serait une réunion qui exigera des échanges entre les participants, les tables doivent être disposées en « U ». Enfin, si c’est une réunion organisée pour présenter des résultats ou des services, ou encore des produits, il faudra disposer les tables et chaises sous forme de « théâtre ».
L’environnement et le niveau de standing
Une salle décontractée et chic sera la meilleure option pour faire réussir à tous les coups votre réunion. Et si vous le désirez, votre salle pourrait être également une salle insolite. Vous en trouverez certainement lors de vos recherches. Vous avez également la possibilité de louer, si vous n’avez pas de gros moyens, une salle de réunion dans un espace de coworking. C’est donc à vous de décider.
La disponibilité et la réservation de la salle
La disponibilité et la réservation de votre salle de réunion sont aussi des facteurs à prendre en compte pour réussir votre événement. Les salles peuvent être très prisées, donc il faut s’y prendre à l’avance pour garantir une disponibilité le jour qui vous convient.
Les sites internet dédiés aux locations de salles permettent souvent d’effectuer des réservations en ligne, ce qui peut être pratique si vous n’avez pas le temps ou les moyens de vous déplacer. Vous pouvez même recevoir une confirmation immédiate par email ou SMS.
Assurez-vous aussi que la salle soit disponible assez tôt avant le début prévu de votre réunion afin d’avoir suffisamment de temps pour y installer tout ce qu’il vous faut comme les équipements audiovisuels, les tables et chaises ainsi que tout autre matériel nécessaire. Il est toujours mieux d’être prêt bien avant l’arrivée des participants.
Vérifiez attentivement les conditions d’annulation et/ou de modification proposées par le loueur ou la plateforme sur laquelle vous effectuez votre réservation. Cela pourrait éviter toute confusion ou mauvaise surprise en cas d’imprévu dans vos plans ultérieurs.
Suivre ces quelques conseils peut sembler fastidieux, mais cela vaut certainement le coup, car choisir un lieu approprié aura sans aucun doute un impact positif sur la qualité globale du résultat final : une réunion fructueuse où tous vos collaborateurs seront ravis !
Les services complémentaires proposés (accueil, restauration, équipements technologiques)
Au-delà de la taille, de l’emplacement et du niveau de standing, les services complémentaires proposés par la salle sont aussi des éléments clés à prendre en compte lors du choix d’une salle de réunion. Les salles modernisées offrent souvent un éventail d’équipements technologiques permettant aux participants de se connecter facilement au réseau Internet sans fil ou fixe ainsi que de disposer d’un projecteur pour les présentations.
La disponibilité d’une assistance technique est aussi importante pour régler rapidement tout problème rencontré avec ces équipements. Une bonne communication audiovisuelle peut faire toute la différence dans une présentation réussie.
Un autre aspect important à considérer est l’offre alimentaire. De nombreux fournisseurs proposent des services de restauration complets qui peuvent être inclus dans le prix total de location de votre salle. Assurez-vous bien que les aliments soient frais et sains, car cela pourrait avoir un impact sur le niveau global d’énergie pendant votre réunion.
Le personnel chargé des réservations doit pouvoir vous accueillir avec professionnalisme et amabilité afin que chaque participant se sente à l’aise dès son arrivée dans les locaux. La présence valorisante du personnel administratif joue un rôle essentiel en termes de succès final obtenu lorsqu’il s’agit d’accueillir vos invités.
Il y a beaucoup plus à prendre en compte qu’on ne le suppose lorsque l’on choisit une salle pour sa prochaine réunion professionnelle : Taille ? Emplacement ? Niveau de standing ? Services complémentaires ? En prenant tous ces critères en compte, vous pouvez être sûr de trouver la salle idéale pour tous vos besoins de formation ou de réunion.
